Un buen sistema de mantenimiento de registros incluye un resumen de las transacciones de su negocio. Las transacciones del negocio se resumen normalmente en libros llamados libros de diario y libro mayor. Puede comprarlos en su papelería o tienda de suministros de oficina locales.
Un libro de diario es un libro donde registra cada transacción del negocio mostrada en sus documentos comprobantes. Puede que tenga que mantener libros de diarios separados para las transacciones que ocurran con frecuencia.
Un libro mayor es un libro que contiene los totales de todos sus libros de diarios. Se organiza en diferentes cuentas.
Registros Electrónicos: Todos los requisitos que se aplican a los libros y registros impresos, también se aplican a los registros de negocios que se mantienen utilizando software de contabilidad electrónica, software de punto de venta, software financiero, o cualquier otro sistema de registros electrónicos. El sistema electrónico tiene que proporcionar un registro completo y exacto de sus datos que sea asequible para el IRS.
El mantener sus libros de diarios o libros mayores ya sea en papel o electrónicos y cómo mantenerlos, depende del tipo de negocio que usted tenga. Por ejemplo, un sistema de mantenimiento de registros para un pequeño negocio podría incluir los siguientes elementos:
- Chequera del negocio
- Resumen diario y mensual de los recibos en efectivo
- Libro de diario de desembolsos en cheques
- Hoja de cálculo de la depreciación
- Registros de las compensaciones de empleados
Nota: El sistema que utilice para registrar las transacciones del negocio será más efectivo si sigue buenas prácticas de mantenimiento de registros. Por ejemplo, registre los gastos cuando éstos ocurran e identifique las fuentes de ingresos. En general, es mejor registrar las transacciones a diario. Para obtener información adicional sobre cómo registrar las transacciones de su negocio, consulte la Publicación 583, Starting a Business and Keeping Records (Cómo iniciar un negocio y mantenimiento de registros).
